Smjernice za izvještavanje

Nova verzija Smjernica za izvještavanje za korisnike

24.4.2015. objavljena je nova verzija Smjernica za izvještavanje za korisnike koja sadrži sljedeće izmjene:

1.1 PODNOŠENJE IZVJEŠĆA PARTNERA O NAPRETKU

• Pod »GDJE« se briše SPIS broj.
• Pod »ŠTO« se smjernice razdjeljujuna dio za slovenske projektne partnere i hrvatske projektne partnere:

Slovenski projektni partneri:

Projektni partner mora sastaviti izvješće o napretku/završno izvješće bez Zahtjeva partnera za isplatu (obrazac ISARR br. OP SI-HR-IO-21 “Partnerov zahtjev za isplatu za slovenske korisnike” se šalje u sistemu ISARR nakon odobrenja izvješća od strane slovenskog nacionalnog kontrolora). Izvorna papirnata verzija izvješća koje treba predati određenom slovenskom nacionalnom kontroloru trebala bi se sastojati od:
– Izvješće partnera o provedenim aktivnostima (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-04);
– Financijsko izvješće partnera (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-02);
– Potpisani popis računa (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-03);
– Potpisana Izjava o PDV-u (s prvim izvješćem i svaki put kada se PDV status promijeni) (samo za slovenske partnere);
– Originali i kopije računa ili drugi dokumenti jednake dokazne vrijednosti te kopije dokaza o uplati
– Kopije popratne dokumentacije (zapisnik sa sastanka, popis prisutnih na sastanku, fotografski materijal, kopija promidžbenog materijala, izvješće o provedbi postupka javne nabave, izvješće o provedbi postupka u slučaju primanja državne pomoći itd.).
– Ako je primjenjivo, za slovenske projektne partnere kopije bankovnih izvoda o primljenim iznosima nacionalnog sufinanciranja (za prethodno izvještajno razdoblje, osim za završno izvješće kod kojega se izvod mora odnositi na tekuće izvještajno razdoblje) .

Nakon što nacionalni kontrolor izda Izjavu o odobrenim troškovima, projektni partner trebao bi otisnuti, potpisati i pečatirati (ukoliko pečat postoji) Partnerov zahtjev za isplatu za slovenske korisnike (ISARR form no. OP_SI-HR-IO-21) i poslati ga financijskoj službi Službe Vlade republike Slovenije za razvoj i Europsku kohezijsku politiku (Služba Vlade republike Slovenije za razvoj i europsku kohezijsku politiku, Služba za financije, Kotnikova 5, 1000 Ljubljana).

Ista procedura primjenjuje se za Partnerov zahtjev za isplatu za slovenske korisnike prilikom slanja “nultog” izvješća o napretku.

Hrvatski projektni partneri:

Izvorna papirnata verzija izvješća koje treba predati određenom hrvatskom nacionalnom kontroloru trebala bi se sastojati od:

• potpisanog partnerovog zahtjeva za isplatu (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-01) s privicima:
– Partnerovo izvješće o provedenim aktivnostima (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-04);
– Partnerovo financijsko izvješće (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-02);
– Potpisani popis računa (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-03);
– Potpisana izjava o PDV statusu (prilog prvom izvješću te idućima ukoliko je došlo do promjene PDV statusa),
– originali i kopije računa te dokazi o plaćanju, tj. drugi dokumenti koji mogu biti vjerodostojni dokazi,
– kopije dodatne dokazne dokumentacije (zapisnici sa sastanaka, popisi sudionika na sastancima, fotografije, promocijski materijal, izvješće o provedbi postupaka javne nabave, izvješće o provedbi postupaka kod državne pomoći itd.)
– ukoliko je primjenjivo, za hrvatske projektne partnere, kopije bankovnih izvadaka o zaprimljenim iznosima od strane nacionalnog/regionalnog/lokalnog/drugog javnog sufinanciranja (za tekuće izvještajno razdoblje), koji ne predstavlja vlastito sufinanciranje partnera.

• Kod »nultog« izvješća o napretku je uvršteno dodatno obrazloženje:

“Nulto” izvješće o napretku, koje se podnosi imenovanom nacionalnom kontroloru, slovenski projektni partneri podnose bez Zahtjeva za isplatom (obrazac ISARR br. OP SI-HR-IO-21 “Partnerov zahtjev za isplatu za slovenske korisnike” se ispuni automatski u sistemu ISARR nakon odobrenja izvješća od strane slovenskog nacionalnog kontrolora), hrvatski projektni partneri međutim, predaju potpisan partnerov zahtjev za isplatom (obrazac ISARR br. OP SI-HR-IO-01). Original tiskane verzije “nultog” izvješća treba se sastojati od sljedećeg:

– Partnerovo izvješće o provedenim aktivnostima (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-04);
– Partnerovo financijsko izvješće (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-02);
– Potpisani popis računa (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-03);

1.3 PODNOŠENJE IZVJEŠĆA VODEĆEG PARTNERA O NAPRETKU

• Pod »GDJE« se u prvom odlomku mijenja adresa na koju je potrebno poslati izvješće vodećeg partnera o napretku Zajendičkom tehničkom tajništvu:

Služba Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko
Sektor za upravljanje čezmejnih programov
Kotnikova 5
1000 Ljubljana

1.4 PODNOŠENJE ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA VODEĆEG PARTNERA

• Pod »GDJE« se u prvom odlomkumijenja adresa na koju je potrebno poslati završno izvješće vodećeg partnera Zajedničkom tehničkom tajništvu:

Služba Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko
Sektor za upravljanje čezmejnih programov
Kotnikova 5
1000 Ljubljana

2.1 IZVJEŠĆE PARTNERA O NAPRETKU/ZAVRŠNO IZVJEŠĆE PARTNERA

• Tekst u nastavku je premješten na kraj odlomka:

U skladu s Uredbama EK-a, provjere koje obavljaju nacionalni kontrolori sastoje se od dva ključna elementa: provjera dokumentacije za svaki Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava i provjere na licu mjesta (on-the-spot checks), koje se obavljaju barem jednom prije završne isplate.

Projektne partnere će u većini slučajeva imenovani nacionalni kontrolor unaprijed obavijestiti o provjerama na licu mjesta.

• Dodana je dvanesta fusnota: »Kontrole na licu mjesta provode se na temelju procjene rizika.«

• Popis dokumenata koji nacionalni kontrolor vraća projektnom partneru se ažurira:

5. Potpisana Izjava o potvrđenim troškovima (u kojoj se navodi prihvatljivi iznos u sklopu Zahtjeva partnera za nadoknadu sredstava);
6. Potpisani popis računa nakon potvrde (u kojem su navedeni i komentari o razlozima za odbijanje troškova, ako je primjenjivo), Obrazac OP SI-HR-IO 12
7. Financijsko izvješće partnera nakon potvrde (Obrazac OP SI-HR-IO-11)
8. Izvorni računi i ostali dokumenti jednake dokazne vrijednosti.

3.1 PRIPREMANJE IZVJEŠĆA PARTNERA O NAPRETKU

I. Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-01)
se mijenja u:

I. Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-01) i Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike (obrazac ISARR br. OP_SI-HR_IO_21)
• Tekst između naslova i točke a) PODACI O OPERACIJI se mijenja kako slijedi:

Obrazac Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-01) kojeg ispunjavaju hrvatski projektni partneri, se priprema automatski kada su uneseni svi podaci s drugih obveznih priloga. Obrazac Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike (obrazac ISARR br. OP_SI-HR_IO_21, kojeg ispunjavaju slovenski projektni partneri), se priprema automatski nakon odobrenja izvješća od strane slovenskog nacionalnog kontrolora.

Hrvatski projektni partneri moraju ispisati, potpisati i staviti pečat (ako pečat postoji) na Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava (obrazac ISARR št. OP_SI-HR-IO-01). Dokument će biti poslan zajedno s potrebnim prilozima kako je navedeno na obrascu imenovanom hrvatskom nacionalnom kontroloru.

Slovenski projektni partneri dodijeljenom slovenskom nacionalnom kontroloru šalju izvješće o napretku sa svim pripadajućim prilozima, ali bez Zahtjeva partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike (obrazac ISARR br. OP_SI-HR_IO_21). Nakon što nacionalni kontrolor pregleda izvješće, izdaje Izjavu o potvrđenim troškovima koju šalje projektnom partneru. Temeljem zaprimljene Izjave o potvrđenim troškovima, slovenski projektni partner ispiše Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike (obrazac ISARR br. OP_SI-HR_IO_21) te ga potpisanog i pečatiranog (ukoliko pečat postoji) pošalje službi za financije SVRK (Služba Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, Služba za finančno poslovanje, Kotnikova 5, 1000 Ljubljana)

Dokumenti Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava i Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike uključuju sljedeće:

• Poslijednji odlomak unutar ovog naslova mijenja se kako slijedi:

Na sljedećoj tablici broj Zahtjeva partnera za nadoknadu sredstava, odnosno Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike, iznos i postotak (%) ukupnih sredstava koja se potražuju, IPA/EFRR sredstva, sredstva javnog sufinanciranja (nacionalna, regionalna, lokalna, drugo) i vlastiti doprinos partnera unutar ovog izvještajnog razdoblja također bi se trebali automatski pojaviti.

• Tekst unutar žutog okvira mijenja se kako slijedi:

Iako oba obrasca nastaju automatski nakon popunjavanja priloga, molimo provjerite točnost podataka (podaci u Zahtjevu partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike i Izjavi o potvrđenim troškovima moraju biti identični).

Na kraju nemojte zaboraviti potpisati dokument i ovjeriti ga pečatom (ako postoji).

5.1 OBRASCI ZA IZVJEŠĆE PARTNERA O NAPRETKU

Dodan je naziv novog obrasca s naslovom »
II. Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava za slovenske korisnike (obrazac ISARR br. OP SI-HR_IO_21)« i sukladno tome izmjenjena je numeracija.

PRILOZI

Dodan je novi obrazac ISARR:

Obrazec / Obrazac: OP_SI-HR-IO-21
II. PARTNERJEV ZAHTEVEK ZA IZPLAČILO ZA SLOVENSKE UPRAVIČENCE / PARTNEROV ZAHTJEV ZA ISPLATU ZA SLOVENSKE KORISTNIKE

Smjernice za izvještavanje – verzija 7 (522k)

Smjernice za izvještavanje za korisnike

Ovdje možete pronaći Smjernice za izvještavanje za korisnike.

Nova verzija Smjernica za izvještavanje za korisnike objavljena je 17.12. 2014.
Ista sadrži sljedeće izmjene:
1. U poglavlju 1. UVOD referiranje na Instrument pretpristupne pomoći (IPA) je izbrisano.
2. U poglavlju 1.1 PODNOŠENJE IZVJEŠĆA PARTNERA O NAPRETKU adrese za podnošenje izvještaja projektnih partnera za slovenske i hrvatske projektne partnere su izbrisane.
3. U poglavlju 1.3 PODNOŠENJE IZVJEŠĆA VODEĆEG PARTNERA O NAPRETKU promijenjeni su naziv institucije i adresa Zajedničkog tehničkog tajništva. Uz to je izbrisan dio teksta koji se referira na IPA-u u nazivu operativnoga programa. U rubrici „ŠTO“ izmijenjena je točka 5. koja sada glasi: „Kopije bankovnih izvoda za primljene iznose IPA/EFRR sredstava (od svih projektnih partnera)“.
4. U poglavlju 1.4 PODNOŠENJE ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA VODEĆEG PARTNERA promijenjeni su naziv institucije i adresa Zajedničkog tehničkog tajništva. Uz to je izbrisan dio teksta koji se referira na IPA-u u nazivu operativnoga programa.
5. U poglavlju 2.1 IZVJEŠĆE PARTNERA O NAPRETKU/ZAVRŠNO IZVJEŠĆE PARTNERA izmijenjena je točka 6. koja sada glasi: „Kopije bankovnih izvoda o primljenom IPA/EFRR sufinanciranju (od svih partnera) za prethodno razdoblje“.
6. U poglavljIMA 2.2 IZVJEŠĆE VODEĆEG PARTNERA O NAPRETKU/ZAVRŠNO IZVJEŠĆE VODEĆEG PARTNERA, 3.1 PRIPREMANJE IZVJEŠĆA PARTNERA O NAPRETKU te 3.3 PRIPREMA IZVJEŠĆA VODEĆEG PARTNERA O NAPRETKU referiranje na EFRR dodano je referiranju na IPA-u (IPA/EFRR).
7. U poglavlju 3.1 PRIPREMANJE IZVJEŠĆA PARTNERA O NAPRETKU u točki 1. Zahtjev partnera za nadoknadu sredstava (ISARR obrazac br. OP_SI-HR-IO-01) izbrisano je referiranje na IPA-u.
8. U poglavlju 5. PRILOZI u pojedinim obrascima izbrisano je referiranje na IPA-u.

Smjernice za izvještavanje za korisnike – NOVO (484k)