Trenutna situacija u vezi s Korona virusom – važna informacija za projekte
.
Trenutna situacija u kojoj smo se našli zbog širenja COVID-19 virusa zahtjeva od svih nas brzu i prije svega učinkovitu prilagodbu nastalim okolnostima. Zbog navedenog smo u okviru Upravljačkog tijela i Zajedničkog tajništva prilagodili poslovne procese, te poduzeli određene mjere, koje su nužne za uspješan nastavak implementacije kako programa tako i projekata. Iz tog razloga smo pripremili sljedeće upute za provedbu projektnih aktivnosti.
U skladu s priručnikom o provedbi projekata za korisnike – 4. dio: Prihvatljivost troškova, troškovi vezani uz putovanja i smještaj (neupotrjebljene prijevozne karte) ili organizacija događanja (zakuska i itd.), a koji nisu održani, nisu prihvatljivi.
U ovim posebnim okolnostima vezanim uz situaciju s COVID-19 virusom, projekti će možda biti prisiljeni otkazati putovanja i događanja, koja su povezana s projektom. Troškovi povezani s navedenim (npr. prijevozne karte, prethodno plaćen smještaj, usluge organiziranja/održavanja događanja) smatrat će se prihvatljivim ako aktivnosti (putovanja ili događanja) nisu bile provedene:
- zbog ograničenja putovanja koje su postavila WHO, regionalna/nacionalna tijela ili je o njima odlučeno na razini partnerske organizacije,
- zbog otkazivanja od strane ugostiteljske/organizacijske strukture,
- zbog opravdanog zdravstvenog stanja povezanog s COVID-19 virusom (simptomi ili potvrde bolest) osobe koja je trebala putovati.
Gore navedeni troškovi mogu se smatrati prihvatljivim samo, ako ih se ne može vratiti na bilo koji drugi način. U slučaju da su troškovi vraćeni na drugu način (od strane osiguranja, avio kompanija itd.), ne može se tražiti povrat istih u okviru programa.
Predstavljene odredbe odnose se na sve vrste projekata i primjenjivat će se na sve slučajeve, koji su već nastali zbog stanja s COVID- 19 , a u skladu s gore navedenim odredbama i na snazi su do opoziva od strane Upravljačkog tijela, kada se stanje COVID-19 poboljša.
Što se tiče provođenja aktivnosti s fizičkim sudjelovanjem, preporučamo da pokušate nastaviti s provođenjem istih kako je prvotno i planirano, te prilagodite aktivnosti planirane za slijedeće mjesece trenutačnoj situaciji. Imajući u vidu da ne znamo kada će se stanje normalizirati, važno je svesti na minimum kašnjenja u provođenju projekata. Kako se situacija stalno mijenja, Upravljačko tijelo/Zajedničko tajništvo preporuča da se za buduća putovanja i događanja koriste fleksibilne mogućnosti rezervacija i ugovornih obveza, kod kojih je moguć povrat sredstava u slučaju otkazivanja. Kako bi se izbjegao negativan utjecaj na provedbu projekata, preporuča se zamijeniti otkazane sastanke ili organizirati buduće sastanke, ako je to moguće, putem on-line sastanaka/videokonferencija. Kod događanja, razmislite o nekom drugom obliku provedbe projektnih aktivnosti/promocije projektnih rezultata (npr. ciljane internetske promotivne kampanje, videozapisi, predstavljanje rezultata putem interneta, korištenje društvenih mreža i mrežnih stranica…). O eventualnim prilagodbama projektnih aktivnosti obavijestiti će se odnosna ugovorna upraviteljica Zajedničkog tajništva. Preporučamo da se događanja, koja se trebaju odvijati uz prisutnost korisnika i na kojima se očekuje sudjelovanje više od 100 osoba, odgode za najmanje 3 mjeseca. Eventualna produženja projekta, zbog vanjskih utjecaja, razmatrat će se od slučaja do slučaja.
Kako u uputama ove vrste nije moguće predvidjeti sve moguće slučajeve, ponovno vas pozivamo da za pitanja vezana za provedbu projektnih aktivnosti, kontaktirate svoju ugovornu upraviteljicu putem elektroničke pošte kroz eMS sustav ili nas nazovite između 9h i 15h.
Sve daljnje informacije kao i eventualne upute bit će objavljene na mrežnoj stranici programa.
Vodeće partnere projekta, ljubazno molimo da ovu obavijest proslijedite svim projektnim partnerima. Osim toga, ova komunikacija biti će proslijeđena i prvostupanjskoj kontroli.
